Was bei der Beschäftigung von Schülern und Studierenden zu beachten ist

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Was bei der Beschäftigung von Schülern und Studierenden zu beachten ist

Viele Schüler und Studierende suchen in den Ferien bzw. während der Semesterpause einen Job. Doch wer Schüler oder Studierende in seinem Unternehmen beschäftigen möchte, sollte sich mit einigen rechtlichen Vorgaben sowie den steuerlichen und sozialrechtlichen Regelungen vertraut machen.

Arbeitsunfälle sind versichert
Jugendliche, die einen Ferienjob antreten, sind automatisch über die Mitgliedschaft des Betriebes in der Berufsgenossenschaft unfallversichert. Kommt es zu einem Arbeitsunfall, wird der Schaden über die gesetzliche Versicherung des Arbeitgebers reguliert.

Schülerjobs sind streng geregelt
Kinderarbeit ist in Deutschland generell verboten. Nur bei Ferienjobs wird unter bestimmten Bedingungen eine Ausnahme gemacht. Wer unter 15 Jahre alt ist, darf laut Gesetz nicht arbeiten. Ausnahmen sind: Zeitung austragen, in der Landwirtschaft aushelfen, Babysitten, Arbeit bei Film, Theater oder in der Werbung. Und auch das nur maximal zwei Stunden täglich.

Erst mit dem 15. Geburtstag dürfen sich Jugendliche einen Ferienjob suchen, für maximal vier Wochen, insgesamt nicht mehr als 20 Tage im Jahr. In der Ferienzeit können die erlaubten vier Wochen in einem Stück genommen oder auf alle Ferien des Kalenderjahres verteilt werden. Es gilt die Fünf-Tage-Woche, danach müssen mindestens zwei freie Tage folgen. Schüler dürfen acht Stunden täglich arbeiten, das macht 40 Stunden wöchentlich. Einschließlich der Pausen darf die Arbeit am Tag nicht länger als zehn Stunden sein.

Schüler dürfen nur zwischen 6 Uhr und 20 Uhr beschäftigt werden. Ausnahmen gibt es aber in Bäckereien, in der Landwirtschaft und in Betrieben mit Schichtarbeit. Jobben an Samstagen, Sonn- und Feiertagen ist verboten. Ausnahmen gibt es aber auch hier z. B. in Gaststätten, an Kiosken und in Krankenhäusern. Nicht jede Arbeit ist erlaubt. So ist Akkordarbeit oder Arbeit unter Tage verboten und Bereiche mit Gefahrenquellen (Lärm, gefährliche Stoffe, außergewöhnliche Hitze oder Kälte) sind ebenfalls tabu.

Hinweis: Wer nicht die deutsche Staatsangehörigkeit besitzt, nicht aus einem anderen EU-Land kommt oder keine unbefristete Aufenthaltserlaubnis besitzt, muss sich vorab informieren, ob er eine Arbeitserlaubnis benötigt.

Keine Lohnabzüge bei Schülerjobs
Bei Ferienjobs von Schülern handelt es sich in der Regel um eine kurzfristige Beschäftigung (maximal 70 Tage oder drei Monate pro Jahr). Diese ist sozialversicherungsfrei. Beiträge zur Kranken-, Pflege-, Arbeitslosen- und Rentenversicherung fallen nicht an. Für die steuerliche Behandlung gibt es verschiedene Möglichkeiten. Der Arbeitgeber kann unter bestimmten Voraussetzungen pauschale Lohnsteuer in Höhe von 25 % zuzüglich Solidaritätszuschlag und ggf. Kirchensteuer abführen. Bei Schülern, die keine weiteren Einkünfte haben, ist es besser, den individuellen Lohnsteuerabzug nach den elektronischen Lohnsteuerabzugsmerkmalen (ELStAM) durchzuführen, weil dann meist gar keine Lohnsteuer anfällt.

Sofern ein Schüler zwar einer dauerhaften Tätigkeit nachgeht, er aber regelmäßig nicht mehr als 450 Euro (520 Euro ab Oktober 2022) pro Monat bekommt, gelten die Bestimmungen für Mini-Jobber. Der Arbeitgeber muss dann pauschale Abgaben einschließlich der Umlagen zur Sozialversicherung in Höhe von 29,28 % entrichten. Hinzu kommen noch 2 % pauschale Lohnsteuer, sofern nicht der individuelle Lohnsteuerabzug nach den ELSTAM erfolgt. Vom Minijob-Entgelt werden aufgrund der Rentenversicherungspflicht Beiträge in Höhe von 3,6 % einbehalten, sofern kein Antrag auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht gestellt wurde.

Mindestbeitrag zur Rentenversicherung beachten
Aufgrund des Mindestbeitrags zur Rentenversicherung ist ein Befreiungsantrag vor allem bei einem Verdienst von weniger als 175 Euro sinnvoll. Als Mindestbeitrag sind monatlich 32,55 Euro zu zahlen, wobei der Arbeitgeber 15 % des tatsächlichen Entgelts zu zahlen hat und der Mini-Jobber die Differenz. Je geringer das Minijob-Entgelt, desto höher ist der Betrag, den der Mini-Jobber zahlen muss, sodass das Nettoentgelt übermäßig gemindert wird.

Durch Werkstudentenprivileg Sozialversicherungsbeiträge sparen
Auch bei der Beschäftigung von Studierenden gelten besondere Regelungen. So ist bei Studenten, die neben dem Studium eine mehr als geringfügige Beschäftigung ausüben, das sogenannte Werkstudentenprivileg anwendbar. In diesem Fall sind nur Beiträge zur Rentenversicherung zu entrichten. In der Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung besteht dagegen Versicherungsfreiheit. Voraussetzung ist, dass Zeit und Arbeitskraft des Studenten überwiegend für das Studium aufgewendet wird. Davon ist auszugehen, wenn die wöchentliche Arbeitszeit einer Beschäftigung nicht mehr als 20 Stunden beträgt. Die Höhe des Arbeitsentgelts ist hingegen ohne Belang. Mehr als 20 Wochenstunden sind unschädlich, wenn die 20-Stundengrenze nur durch Beschäftigungszeiten am Wochenende oder in den Abend- und Nachtstunden überschritten wird und die Beschäftigung auf maximal 26 Wochen befristet ist. In den Semesterferien darf auch an den Wochentagen mehr als 20 Stunden gearbeitet werden. Werden mehrere befristete Beschäftigungen mit mehr als 20 Wochenstunden ausgeübt, z. B. während der Semesterpause im Winter und im Sommer, dürfen diese insgesamt im Laufe eines Jahres 26 Wochen nicht überschreiten.

Studierende müssen sich selbst krankenversichern
Unabhängig davon, ob neben dem Studium gejobbt wird, müssen sich Studierende in der studentischen Krankenversicherung versichern. Aktuell sind monatlich 76,86 Euro gegebenenfalls zzgl. eines kassenindividuellen Zusatzbeitrags zur Krankenversicherung sowie 22,94 Euro (ab 23. Lebensjahr 24,84 Euro bei kinderlosen Studenten) zur Pflegeversicherung zu zahlen. Bis zur Vollendung des 25. Lebensjahres können Studenten jedoch in der gesetzlichen Krankenversicherung ihrer Eltern beitragsfrei familienversichert sein. Auch bei verheirateten Studenten ist eine beitragsfreie Familienversicherung über den Ehepartner zu prüfen.

Versicherungsfreiheit gilt nicht immer
Bei unbefristeten oder auf mehr als 26 Wochen befristeten Beschäftigungen mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von bis zu 20 Stunden kann die Versicherungsfreiheit nur im Ausnahmefall bestehen bleiben. Und auch zwischen dem Ende des Bachelor- und dem Beginn des Masterstudiengangs gilt nicht das Werkstudentenprivileg. Für die Zwischenzeit gelten die üblichen sozialversicherungsrechtlichen Regelungen für Beschäftigungen. Dabei ist von einer sozialversicherungspflichtigen Beschäftigung auszugehen. Ein Mini-Job mit pauschalen Arbeitgeberbeiträgen ist nur möglich, wenn das regelmäßige Arbeitsentgelt bei einer vorausschauenden Betrachtung jährlich 5.400 Euro nicht überschreitet. Eine versicherungsfreie kurzfristige Beschäftigung ist nicht zulässig, wenn sich diese unmittelbar an eine Beschäftigung als Werkstudent anschließt. In diesem Fall wird von der widerlegbaren Vermutung ausgegangen, dass es sich um die Fortsetzung der bisherigen (Dauer-)Beschäftigung handelt. Eine kurzfristige sozialversicherungsfreie Beschäftigung ist allerdings möglich, wenn ein Student zwischen Bachelor- und Masterstudiengang zur Aushilfe beschäftigt wird und unmittelbar zuvor keine Beschäftigung als Werkstudent bei diesem Arbeitgeber bestand.

Dokumentation ist wichtig
Wie bei jeder Beschäftigung gehören auch bei Ferienjobs und der Beschäftigung von Studierenden alle relevanten Unterlagen in die Lohnakte. Dazu gehören u. a. Schul- und Semesterbescheinigungen, Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht, Nachweise über die studentische Krankenversicherung und bei Kindern ggf. die Einwilligungserklärungen der Eltern.

Hinweis: Bei Minderjährigen müssen Anträge auf Befreiung von der Rentenversicherungspflicht zwingend vom Erziehungsberechtigten mit unterschrieben werden, die Unterschrift des Minderjährigen allein ist nicht ausreichend.

Mitarbeit von Kindern muss Fremdvergleich standhalten
Bei Unternehmern ist es naheliegend, dass die eigenen Kinder während der Ferien, in der Semesterpause oder auch während des gesamten Studiums im elterlichen Unternehmen jobben. Doch wer Familienangehörige im Unternehmen anstellt, muss nicht nur die üblichen arbeits- und sozialrechtlichen sowie steuerlichen Regelungen beachten, sondern auch mit besonders strengen Überprüfungen des Finanzamts rechnen. Finanzämter erkennen Arbeitsverhältnisse mit Familienangehörigen nur an, wenn sie dem sogenannten Fremdvergleich standhalten. Das heißt, alle Vertragsbedingungen zur Arbeitszeit, zur Höhe und Zahlungsweise des Gehalts und zum Urlaub müssen im Wesentlichen denen zwischen fremden Dritten entsprechen. In jedem Fall muss das Arbeitsverhältnis ernsthaft vereinbart sein und tatsächlich durchgeführt werden. Es darf nicht nur zum Schein eingegangen oder gar rückwirkend vereinbart werden.

Tipp: Sprechen Sie uns an, wenn Sie Ihre Kinder in Ihrem Unternehmen beschäftigen möchten. Gemeinsam mit den ETL Rechtsanwälten beraten wir Sie gern und finden die für Sie optimale Anstellungsvariante.

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